Personalinformationssystem

Aus Datenschutz-Wiki
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Personalinformationssysteme sind grundsätzlich zulässig, ihre Einführung unterliegt der Mitbestimmung durch die Personalvertretung oder den Betriebsrat.


Die Empfehlungen von BfDI hinsichtlich der Nutzung von Personalinformationssystemen lauten:

  • Die Personalvertretung sollte möglichst frühzeitig (bereits in der Planungsphase) informiert, rechtzeitig eingebunden und beteiligt werden.
  • Die Einführung der automatisierten Personaldatenverarbeitung sollte durch den Abschluss einer Dienstvereinbarung (oder Betriebsvereinbarung) abgesichert werden, da eine Dienstvereinbarung besonders geeignet ist, die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten zu wahren.
  • Für Personaldaten in Dateien gilt eine strikte Zweckbindung. Personalakten dürfen in Daten nur für Zwecke der Personalverwaltung und nur im Rahmen ihrer Zweckbestimmung verarbeitet oder genutzt werden.
  • Verbot der Verhaltens- oder/und Leistungskontrolle
Verhaltens- oder/und Leistungskontrolle der Beschäftigten durch automatisierte Personaldatenverarbeitungssysteme sind unzulässig.
  • Verbot der Erstellung von Persönlichkeitsprofilen
Eine Nutzung des DV-Systems als Kontrollinstrument oder zur Erstellung von Persönlichkeitsprofilen ist auszuschließen.
  • Dauer der Speicherung
Entsprechend dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist sicherzustellen, personenbezogene Daten nicht länger zu verarbeiten oder zu nutzen, als es für den konkreten zulässigen Zweck, für den sie erhoben worden sind, erforderlich ist.
  • Medizinische Daten
Von den Unterlagen über medizinische oder psychologische Untersuchungen und Tests dürfen nur die Ergebnisse automatisiert verarbeitet oder genutzt werden und zwar nur, soweit sie die Eignung betreffen und dies dem Schutz der Betroffenen dient (z.B. Angaben über Schwerbehinderteneigenschaft).
  • Abschottungsgebot
Personalverwaltungssysteme sind technisch und organisatorisch von sonstigen DV-Systemen abzuschotten. Personaldaten sollten nicht miteinander verknüpft werden.
  • Berechtigung zum Zugriff
Zugriffe auf automatisiert gespeicherte Personaldaten dürfen nur im Rahmen der konkreten Zuständigkeit der Bearbeiter und nur auf die für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlichen Daten erfolgen.

Weitere Infos

BfDI Personalinformations- und Personalverwaltungssysteme

Handlungsempfehlungen des Arbeitskreises Personalwesen der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder für öffentliche Stellen des Bundes und der Länder (Stand: 27. März 2006)


Dieser Text wurde aus dem Datenschutz-Wiki der BfDI übernommen. Bearbeitungen vor dem 16.April 2016 stehen unter der Lizenz Creative Commons Namensnennung 3.0 Deutschland.