Aufbewahrungspflichten: Unterschied zwischen den Versionen

Vereinfacht kann bei einem bereits etablierten Archivierungsverfahren, d. h. bei Bestehen einer gemäß handels- und steuerrechtlichen Anforderungen vorzuhaltenden, umfassenden Archivordnung, auf die dort festgelegte steuerliche Relevanz und die Aufbewahrungsfristen Bezug genommen werden, um dann die GDPdU Anforderungen auf die gelisteten Objekte anzuwenden.

Bei der Aufzeichnung der Dokumente auf Datenträgern wird zwischen einer bildlichen (analogen) und einer inhaltlichen (digitalen) Speicherung unterschieden. Seitens des Gesetzgebers wird keine bestimmte Technik, Medium oder Verfahren vorgeschrieben.  

Im Zusammenhang mit der Aufbewahrung und Wiedergabe der aufbewahrungspflichtigen Informationen zu jedem beliebigen Zeitpunkt bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, ergeben sich Anforderungen an das Archiv-System, die unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften des HGB/AO in Verbindung mit den GoB/GoBS zu gewährleisten sind.

Der Einsatz eines Archiv-Systems lässt sich grundsätzlich in drei Abschnitte untergliedern:<br/>

Aufgrund der Ausführungen ist ersichtlich, dass seitens des Gesetzgebers grundsätzlich keine bestimmte Technik für den Bereich der elektronischen Archivierung vorgeschrieben wird, aber gewährleistet werden muss, dass die GoB und die GoBS Anforderungen unter Zugrundelegung der Rechtsvorschriften von dem gewählten Archivsystem erfüllt werden und die Informationen im einzelnen und in Gesamtheit nachvollziehbar sind.  

Zudem ist der Einsatz eines Archivsystems in Form einer detaillierten Verfahrensbeschreibung zu dokumentieren und mit verfahrensspezifischen Kontrollmechanismen abzusichern.  

Diese Grundstruktur sollte eingehalten werden, um Dritten eine schnelle Nachvollziehbarkeit hinsichtlich Aufbau und Inhalten der Verfahrensdokumentation zu gewährleisten.

Bezüglich der nicht in den betriebswirtschaftlichen Systemen, wie z. B. Daten aus Office-Software, wie Word, Excel etc. oder E-Mail-Systemen, vorgehaltenen Unterlagen, gilt es aufgrund der nicht einheitlichen Interpretation und der fehlenden gängigen Praxis, ein Verfahren zu etablieren, dass verschiedene Optionen offen hält:  

Die Archivierung selbst kann auch verschlüsselt durchgeführt werden, wenn hierdurch die maschinelle Auswertbarkeit und Lesbarmachung nicht beeinträchtigt wird. Dies setzt im Fall eines Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung die Entschlüsselung der steuerlich relevanten Daten vor Übergabe des angeforderten Datenträgers voraus. Durch die Art der Archivierung wird der spätere Datenzugriff sichergestellt. Archivierung und Datenzugriff bilden also eine funktionale Einheit.