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Aufbewahrungspflichten: Unterschied zwischen den Versionen
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Audit (Diskussion | Beiträge) (Gesetzliche Aufbewahrungspflichten- und Fristen) |
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Im Zusammenhang mit der Aufbewahrung und Wiedergabe der aufbewahrungspflichtigen Informationen zu jedem beliebigen Zeitpunkt bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, ergeben sich Anforderungen an das Archiv-System, die unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften des HGB/AO in Verbindung mit den GoB/GoBS zu gewährleisten sind. | Im Zusammenhang mit der Aufbewahrung und Wiedergabe der aufbewahrungspflichtigen Informationen zu jedem beliebigen Zeitpunkt bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, ergeben sich Anforderungen an das Archiv-System, die unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften des HGB/AO in Verbindung mit den GoB/GoBS zu gewährleisten sind. | ||
Der Einsatz eines Archiv-Systems lässt sich grundsätzlich in drei Abschnitte untergliedern: | Der Einsatz eines Archiv-Systems lässt sich grundsätzlich in drei Abschnitte untergliedern:<br/> | ||
* Ordnungsgemäße Aufzeichnung (Transformation), | |||
* Ordnungsgemäße Aufbewahrung, | |||
* Ordnungsgemäße Wiedergabe der aufbewahrungspflichtigen Informationen. | |||
Die Aufzeichnung (Übertragung von Informationen von einem Speichermedium auf ein anderes Speichermedium) von aufbewahrungspflichtigen Informationen ist dann ordnungsgemäß, wenn die Transformation vollständig, richtig und nachvollziehbar erfolgt und nach einem festgelegten Verfahren, das in der Verfahrensdokumentation festgehalten ist, durchgeführt wird. Gemäß § 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs.2 ist der Anwender in der Wahl des Speichermediums frei. Die Forderung nach der Vollständigkeit, der Richtigkeit und der Unveränderlichkeit der Daten sind aus § 239 Abs. 2 und Abs.3 HGB und § 146 Abs. 1 AO abzuleiten. | Die Aufzeichnung (Übertragung von Informationen von einem Speichermedium auf ein anderes Speichermedium) von aufbewahrungspflichtigen Informationen ist dann ordnungsgemäß, wenn die Transformation vollständig, richtig und nachvollziehbar erfolgt und nach einem festgelegten Verfahren, das in der Verfahrensdokumentation festgehalten ist, durchgeführt wird. Gemäß § 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs.2 ist der Anwender in der Wahl des Speichermediums frei. Die Forderung nach der Vollständigkeit, der Richtigkeit und der Unveränderlichkeit der Daten sind aus § 239 Abs. 2 und Abs.3 HGB und § 146 Abs. 1 AO abzuleiten. | ||
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Die Verfahrensdokumentation dient gleichzeitig dazu, sowohl Hersteller als auch Betreiber die nötige Sicherheit hinsichtlich des Funktionsfähigkeit des Systems zu gewährleisten. Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind in den GoBS nicht vorgeschrieben. Folgende Gliederung orientiert sich am Arbeitskreis „Regelwerk Verfahrensdokumentation“ des TÜViT, Essen und des VOI e.V., Darmstadt: | Die Verfahrensdokumentation dient gleichzeitig dazu, sowohl Hersteller als auch Betreiber die nötige Sicherheit hinsichtlich des Funktionsfähigkeit des Systems zu gewährleisten. Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind in den GoBS nicht vorgeschrieben. Folgende Gliederung orientiert sich am Arbeitskreis „Regelwerk Verfahrensdokumentation“ des TÜViT, Essen und des VOI e.V., Darmstadt: | ||
* Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes, | |||
* Beschreibung der sachlogischen Systemlösung, | |||
* Technische Systemlösung und Migration, | |||
* IT-Sicherheit, | |||
* Technischer Betrieb, | |||
* Prozesse, | |||
* Mitarbeiterqualifikation, | |||
* Test, | |||
* Wartung. | |||
Diese Grundstruktur sollte eingehalten werden, um Dritten eine schnelle Nachvollziehbarkeit hinsichtlich Aufbau und Inhalten der Verfahrensdokumentation zu gewährleisten. | Diese Grundstruktur sollte eingehalten werden, um Dritten eine schnelle Nachvollziehbarkeit hinsichtlich Aufbau und Inhalten der Verfahrensdokumentation zu gewährleisten. | ||
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Bezüglich der nicht in den betriebswirtschaftlichen Systemen, wie z. B. Daten aus Office-Software, wie Word, Excel etc. oder E-Mail-Systemen, vorgehaltenen Unterlagen, gilt es aufgrund der nicht einheitlichen Interpretation und der fehlenden gängigen Praxis, ein Verfahren zu etablieren, dass verschiedene Optionen offen hält: | Bezüglich der nicht in den betriebswirtschaftlichen Systemen, wie z. B. Daten aus Office-Software, wie Word, Excel etc. oder E-Mail-Systemen, vorgehaltenen Unterlagen, gilt es aufgrund der nicht einheitlichen Interpretation und der fehlenden gängigen Praxis, ein Verfahren zu etablieren, dass verschiedene Optionen offen hält: | ||
* Speicherung aller steuerlich relevanten Daten in von den „allgemeinen“ Daten getrennten Verzeichnissen, möglichst in „zentraler“ Form, | |||
* Zweifache Archivierung, soweit eine Archivierung dieser Daten erforderlich wird, einerseits in einem Format, das Änderungen weitgehend ausschließt, z. B. TIF andererseits im Ursprungsformat, | |||
* Archivierung der Daten auf Datenträgern, die über den Aufbewahrungszeitraum lesbar sind sowie Sicherstellung, dass die Daten auf maschinell verwertbaren Datenträgern, bereitgestellt werden können (in erster Linie CD-ROM). | |||
maschinell verwertbaren Datenträgern, bereitgestellt werden können (in erster Linie CD-ROM). | |||
Da die Finanzbehörde auf einen „wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten steuerlich relevanten Daten einschließlich der Stammdaten und der Verknüpfung mit Sortier- und Filterfunktionen unter Wahrung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit“ besteht, reicht ein selbst tragendes Archivierungssystem nicht aus, das in einer Datenbank nur die für archivierte Dateien vergebenen Schlagworte in Form von Indexwerten nachweist. | Da die Finanzbehörde auf einen „wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten steuerlich relevanten Daten einschließlich der Stammdaten und der Verknüpfung mit Sortier- und Filterfunktionen unter Wahrung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit“ besteht, reicht ein selbst tragendes Archivierungssystem nicht aus, das in einer Datenbank nur die für archivierte Dateien vergebenen Schlagworte in Form von Indexwerten nachweist. | ||
Die Archivierung selbst kann auch verschlüsselt durchgeführt werden, wenn hierdurch die maschinelle Auswertbarkeit und Lesbarmachung nicht beeinträchtigt wird. Dies setzt im Fall eines Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung die Entschlüsselung der steuerlich relevanten Daten vor Übergabe des angeforderten Datenträgers voraus. Durch die Art der Archivierung wird der spätere Datenzugriff sichergestellt. Archivierung und Datenzugriff bilden also eine funktionale Einheit. | Die Archivierung selbst kann auch verschlüsselt durchgeführt werden, wenn hierdurch die maschinelle Auswertbarkeit und Lesbarmachung nicht beeinträchtigt wird. Dies setzt im Fall eines Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung die Entschlüsselung der steuerlich relevanten Daten vor Übergabe des angeforderten Datenträgers voraus. Durch die Art der Archivierung wird der spätere Datenzugriff sichergestellt. Archivierung und Datenzugriff bilden also eine funktionale Einheit. | ||