Personalakte

Für die Beamten und auch für die Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst sind Personalakten zu führen. Zur Personalakte gehören alle Daten, die den Beschäftigten betreffen, soweit sie mit seinem Dienst- oder Arbeitsverhältnis in einem unmittelbaren Zusammenhang stehen. Zu diesen Personalaktendaten gehören auch die Daten, die in Dateien (z.B. in einem Personalinformationssystem) gespeichert sind. Regelungen über den datenschutzgerechten Umgang mit Personalaktendaten sind in den Beamtengesetzen von Bund und Ländern, in den Datenschutzgesetzen und in Tarifverträgen getroffen.

Bei dem Umgang mit Personalakten sind insbesondere folgende Grundsätze zu beachten:

• Die Personalakten müssen vollständig sein.
• Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verwendet werden.
• Der Beschäftigte hat einen Anspruch auf Einsicht in seine vollständige Personalakte. Die Beschäftigten dürfen Auszüge, Abschriften oder Ablichtungen fertigen und auch Ausdrucke aus Personalinformationssystemen fertigen lassen.
• Die Personalakten sind so aufzubewahren, dass nur Berechtigte Zugang zu diesen haben. Die Personalakten sind in abschließbaren Räumen/geeigneten abschließbaren Schränken aufzubewahren.
• Zugang zu Personalakten dürfen nur solche Beschäftigte haben, die in der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten befasst sind. Fachvorgesetzte von Mitarbeitern haben keinen Zugang zu Personalakten und auch nicht zum Personalinformationssystem.
• Grundsätzlich dürfen Personalakten nur mit Einwilligung des Beschäftigten an andere Behörden übersandt werden. Nur im gesetzlich festgelegten Rahmen ist die Übersendung auch ohne Einwilligung des Beschäftigten zulässig. Diese Grundsätze gelten auch für Auskünfte aus Personalakten.
• Bei der Verarbeitung der Daten der Beschäftigten mittels Kommunikations- und Informationstechniken sind die Mitbestimmungsrechte der Personalvertretungen zu beachten. Dies ist z. B. der Fall, wenn technische Einrichtungen eingeführt und angewendet werden, die für eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Beschäftigten geeignet sind.

Dieser Text wurde aus dem Datenschutz-Wiki der BfDI übernommen. Bearbeitungen vor dem 16.April 2016 stehen unter der Lizenz Creative Commons Namensnennung 3.0 Deutschland.